先了解重点
需要按规定承担自身的单证备案和保管责任。货代持有资料不等于企业已经完成备案，也不能等收到检查通知时才临时拼凑资料。
先核对业务与资料
2026年第5号公告要求，申报后15日内按规定整理购销合同、运输及委托报关等备案单证，形成目录并记录存放信息。按规定无法取得列明单证的，可用具有相似内容或作用的其他资料备案，不能据此省略真实业务证据。
处理时需要分清什么
单证可以按规定以纸质、影像或数字化方式保存；除另有规定外保存期为10年。企业应能把目录、出口批次和实际文件对应起来，检查文件是否清晰完整、后续能否调取。
如何沟通具体问题
建议与货代明确交付清单、时间及丢失补取流程，内部指定保管人。可向文信咨询单证与申报资料的核对思路；对已经缺失的项目应记录原因并核实合规补充路径，不能伪造历史文件。
READY TO TALK
沟通前，可以先准备这几项
- 备案目录
- 合同运输报关资料
- 存储备份与权限
- 缺项及补取记录