先了解重点
先记录人员和设备实际用于哪些研发项目、哪些生产经营活动，再依据真实使用情况形成合理分配记录。并非名字含“研发”的费用都能加计扣除，具体活动与支出范围仍需核对政策条件。
项目编号要与真实活动对应
技术部门记录项目目标、阶段任务和实际活动，财务使用能关联的项目编号。一个人员参与多个项目时，要能解释其承担的任务与投入，而不是在年末统一倒填满月研发工时。
项目暂停、试验失败或转入生产的时点应按事实记录。结果不理想与没有真实活动不是一回事，应保留实际过程，而非为了材料整齐改写研发轨迹。
分别记录人员时间与设备用途
人员记录应与工作安排、项目过程资料相互印证；设备可结合运行日志、使用安排和项目记录说明用途。共享资源采用何种分配方法，应贴合实际且能持续执行。
生产任务与研发试验同日发生时，记录各自用途和依据。不要用计划工时直接替代实际投入，也不要预设一个对所有项目通用的研发占比。
辅助账与会计记录需要衔接
将归集到项目的费用与工资、资产、材料等原始记录对应，说明分配和差异。国家税务总局研发费用政策解读介绍了辅助账及相关资料留存安排，辅助账不能代替真实费用和活动证明。
本篇不提供统一加计扣除比例，也不判断某台设备或某项工资一定可扣除；对应年度政策、费用类别和企业条件需另外核实。
先检查一个共享资源最多的项目
选取一个资料相对完整、共用情况明显的项目，核对时间、使用记录和账务归集是否能连起来，再完善其他项目。记录缺失处应写明现状，不补造历史使用日志。
如企业正在建立研发归集方法，可携带项目目录、现有辅助账和一份脱敏投入记录联系文信财务顾问咨询，沟通归集口径和资料完善范围。
READY TO TALK
沟通前，可以先准备这几项
- 研发项目与实际任务目录
- 人员投入及设备使用记录
- 相关费用凭证与会计记录
- 现有辅助账和分配方法