先了解重点
先用项目编号把预算、外包合同、实际执行、付款和报销对应起来。活动结束不等于财务结项；未结供应商款、员工借款、客户追加需求及可退押金，都应明确后续处理人。
把临时增加的项目工作纳入记录
活动执行中新增场地、拍摄、设计或设备服务，应保留需求确认、实际交付及结算依据。内部口头同意采购，不代表客户已经接受追加报价，需要分别核对。
同一供应商服务多个项目时，记录各项目范围及金额，避免所有发票集中归入最后一个结算项目。对跨项目共用费用，说明分配依据。
分清公司付款、员工借款和个人垫付
逐项核对资金是否已由公司支付、是否属于预借备用金或员工先行垫款，再关联报销及结算记录。同一支出经过多人转发时，尤其要检查是否重复报销。
向个人或机构购买服务的资料与税务处理可能不同，应说明交易主体及服务内容，由专业人员核实。不能靠改变收款人名称掩盖实际交易关系。
对外包成果与费用进行一起验收
保留拍摄素材、制作成果、执行记录或其他与合同相关的交付依据；涉及权利授权的，记录约定和文件，必要时取得法律专业意见。仅有付款截图不足以完整说明采购事项。
退款、押金和未付尾款单独列示，确认触发条件和期限。将有争议的结算与已确认结算区分，不先假设全部按预算金额发生。
形成项目结项清单
结项时列客户结算、供应商结算、员工借款、可退款项和待补资料，给每项指定责任人。项目毛利分析还要考虑已发生但尚未付款的投入，不能只比较银行收支。
如果项目频繁、临时采购多，文信可结合现有结算样表沟通项目成本与付款流程整理。先说明主要卡点，再确定需要基础核算还是顾问支持。
READY TO TALK
沟通前，可以先准备这几项
- 项目预算与追加工作确认
- 外包合同和交付资料
- 公司支付、员工借款与垫付明细
- 客户结算和未结事项